Como promover a otimização de processos em uma empresa?

As atividades de uma empresa costuma ser desempenhadas de acordo com alguns procedimentos. Então, um dos principais desafios dos gestores são adotar medidas para promover a otimização de processo da sua empresa. Para, com isso, obter melhores resultados. A otimização de processos visa eliminar o desperdício de tempo e recursos. Para isso, requer a realização de um mapeamento das atividades. Somente assim será possível padronizar e, posteriormente, otimizar o trabalho realizado pela sua equipe. 

O que é otimização de processos?

Trata-se de uma técnica que visa tornar os procedimentos empresariais mais ágeis e eficientes, por meio do uso inteligente dos recursos disponíveis. Para que tenha realização, ela requer o mapeamento de processos, a identificação de gargalos e pontos de melhorias, a correção das não conformidades e, ainda, a padronização da rotina. 

Por meio da otimização de processo da sua empresa, é possível organizar todo o fluxo de trabalho e estruturar cada etapa. Garantindo, com isso, a aplicação das melhores práticas no dia a dia, bem como resultados mais satisfatórios.

8 passos para realizar a otimização de processos de forma eficiente

1 . Identifique os processos

O primeiro passo consiste justamente em identificar os processos que precisam ser otimizados. Para isso, é necessário que você faça um mapeamento de ponta a ponta, ou seja, que conheça todas as atividades realizadas na sua organização. 

2. Elimine processos arcaicos e desnecessários

Uma questão que igualmente afeta a produtividade e pode fazer com que sua empresa não obtenha o sucesso esperado é a presença de etapas ultrapassadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas e manuais, que poderiam ser facilmente substituídas pela tecnologia.

3. Promova melhorias no uso de recursos

Durante o mapeamento de processos, é comum encontrar falhas e usos indevidos de recursos. Com isso em mãos, é essencial que, juntamente com a etapa acima, você atue em cima disso. Isto é: reduza o desperdício, seja de tempo, materiais ou ferramentas. 

4. Automatize as atividades manuais

A tecnologia está em constante evolução e, hoje, é uma aliada importante do gestor moderno. Como resultado seus recursos facilitam grande parte dos processos, aumentando a produtividade da equipe e diminuindo a possibilidade de desvios.

5. Entenda seu mercado

O mercado está em constante modificação e o consumidor se tornou ainda mais criterioso. Para otimizar seus processos, portanto, é preciso conhecer qual é a demanda do seu cliente e as exigências do segmento de atuação.

6. Implemente as melhorias de processos 

Conduza essa mudança de forma gradual, para que não gere impactos significativos na produção e na motivação dos profissionais.

7. Formalize o novo método

Quando um processo é otimizado, significa que ele sofreu alguma modificação na forma com que o executa, certo? Assim, para garantir que isso irá sair da teoria, é preciso formalizar todos os ajustes que promoveram. 

8. Monitore os resultados

Por fim, é essencial que você monitore os resultados obtidos na otimização de processos. Através de indicadores de desempenho, você atesta se as melhorias propostas foram efetivas ou não. 

Como a PROTEQ pode te ajudar

A PROTEQ, por meio do serviço de Padronização de Processos, ajuda as empresas a uniformizarem a produção, realizando um estudo que busca entender todas as etapas do processo e elaborando um método dos funcionários manterem constância na produção, assim, com o objetivo de aprimorar a experiência do cliente durante a compra e também de tornar o processo como um todo mais eficiente. Entre em contato conosco e faça uma analise.