Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão (POP)

POP: O que é, qual seu objetivo e quais seus tipos?

O POP (Procedimento Operacional Padrão) define o roteiro de cada processo desenvolvido na empresa. Desse modo, tem como principal objetivo padronizar os processos em funcionamento da empresa, minimizando erros, desvios e variações. Portanto, existe a garantia da qualidade do produto final. Nesse sentido, existem diversos tipos de POP’s, os principais são:

• Fundamentais (ou modelos): fornecem as diretrizes para elaboração dos POPs;
• Metódicos: descrevem sistemas completos de testes ou métodos de investigação;
• Segurança: procedimentos de segurança e ações emergenciais;
• Produção: práticas necessárias dentro de cada etapa de produção;
• Qualidade: orientações para análise e controle de qualidade;
• Arquivamento: protocolos para organização e arquivamento de documentos;
• Armazenamento: procedimento para armazenamento de produtos;
• Atendimento: orientações para lidar com reclamações ou problemas;
• Administrativos: esclarecimento das tarefas essenciais de gestão.

Que elementos compõem um POP?

É importante que este documento contenha informações claras e que garantam a padronização dos processos, pois seus colaboradores o utilizaram como um guia em casos de dúvidas. Portanto, um POP é composto, principalmente pelos seguintes elementos:

• Nome do Procedimento;
• Local de Aplicação;
• Siglas e sua descrição;
• Responsáveis pela tarefa elencados por cargos;
• Documentos de Referências (manuais, estatutos, guias de segurança, etcs)
• Descrição dos procedimentos e seus responsáveis;
• Materiais envolvidos na tarefa;
• Gráficos e Fluxogramas;
• Formato do documento (digital ou físico);
• Histórico de Revisão;
• Gestor (responsável pela elaboração do POP).

Por onde começar?

Em primeiro lugar defina quem será responsável pelo esboço e para quem serão destinadas as orientações. Em seguida, escolha um prazo e um responsável para a aprovação e implementação do documento. Além disso, também deve ser definido a data de revisão e sobre quais circunstâncias o POP deve ser desconsiderado.

Primeiramente, o responsável pela elaboração deverá descrever todas as etapas dos procedimentos, o tempo necessário para seu cumprimento, materiais envolvidos e os resultados esperados. Bem como, as etapas que se cumpridas de maneira inadequada podem comprometer o resultado final. Da mesma forma é recomendado que sejam definidas algumas perguntas para verificar se a atividade foi realizada. Por fim, o documento deve ser organizado de maneira que as informações do tópico anterior sejam incluídas.

Quais os cuidados necessários?

O POP precisará de uma validação formal, como um selo ou assinatura de um responsável. Além disso, deve estar no formato adotado pela empresa. Alguns outros cuidados são listados abaixo:

• Não copiar de outras instituições;
• Utilizar uma linguagem clara e objetiva;
• Ouvir os colaboradores;
• Monitorar constantemente.

Como a PROTEQ pode te ajudar?

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